Сертификацията по ISO 9001 е независимо потвърждение, че системата Ви за управление на качеството отговаря на стандарта. Статията е за собственици и ръководители, които обмислят сертификат - заради търг, изискване на клиент или за по-добър ред във фирмата - и искат да знаят какво ги очаква. Ще видите пътя от решението до сертификата, какво проверява сертифициращият орган на всеки етап и какво следва след това.
Темата е актуална и заради новото издание на стандарта. ISO 9001:2026 е публикуван на 16.09.2026 г., затова първо изясняваме по кое издание да се сертифицирате. За разходите има отделна статия - колко струва сертификация по ISO 9001.
Сертификация по ISO 9001:2015 или по ISO 9001:2026?
Ако тепърва изграждате система, изграждайте я по ISO 9001:2026. Новото издание замества ISO 9001:2015 заедно с изменението му от 2024 г., а до 30.09.2029 г. всички акредитирани сертификати трябва да са по него. Правилата за прехода са в задължителен документ на Global ACI (Global Accreditation Cooperation) - организацията, която от 01.01.2026 г. замени Международния форум по акредитация (IAF).
Практическият въпрос е от кога Вашият сертифициращ орган може да издава акредитирани сертификати по новото издание. Той може да го прави едва след като органът по акредитация вземе решение за неговия преход. ИА „Българска служба за акредитация“ (ИА БСА) изрично посочва, че сертификат по ISO 9001:2026, издаден преди такова решение, се смята за неакредитиран.
| Дата | Какво се случва |
|---|---|
| 16.09.2026 г. | Публикуван е ISO 9001:2026 |
| 30.09.2027 г. | Краен срок органите по акредитация да решат прехода на сертифициращите органи |
| 31.03.2028 г. | След тази дата първоначалните сертификации са само по ISO 9001:2026 |
| 30.09.2029 г. | Сертификатите по ISO 9001:2015 престават да важат |
Затова при запитването до сертифициращия орган питайте директно дали вече е акредитиран за ISO 9001:2026. Ако не е, а сертификатът Ви трябва скоро, до 31.03.2028 г. можете да се сертифицирате и по ISO 9001:2015 - но тогава до 30.09.2029 г. Ви предстои и одит по прехода. Какво е новото в изданието - в статията ISO 9001:2026 - какво се променя.
Стъпки 1 и 2: решение, обхват и анализ на разликите
Сертификацията започва с решение на висшето ръководство, защото стандартът изисква то да носи отговорност за ефективността на системата, а не само да я одобри. Решението включва хора, време и ясна цел: за какво Ви е сертификатът и до кога.
Следва обхватът. В него посочвате кои продукти, услуги и площадки покрива системата. Ако някое изискване не е приложимо за Вас - например проектиране и разработване, когато работите изцяло по чужди спецификации - трябва да го обосновете, и то не бива да засяга съответствието на продуктите и услугите Ви. Обхватът се поддържа като документирана информация и после се изписва в сертификата.
Анализът на разликите сравнява това, което вече правите, с изискванията на стандарта. Резултатът е списък какво липсва и план кой какво ще направи и до кога. Анализът показва и какво вече работи - договори, контрол на доставчиците, обучения - за да не се пише наново.
Стъпки 3 и 4: документи и внедряване
ISO 9001 не изисква наръчник по качеството, а документирана информация в степента, в която тя е нужна на Вашата организация. Задължителни са обхватът, политиката и целите по качеството, информацията, нужна за изпълнението на процесите, и записите, които доказват резултатите - за компетентност, вътрешни одити, преглед от ръководството, несъответствия и други.
Обемът зависи от размера на организацията, сложността на процесите и компетентността на хората. Процедура, която никой не чете, не помага на одита. Помага описание, по което хората реално работят.
Внедряването означава системата да заработи: целите се следят, рисковете и възможностите се оценяват, доставчиците се избират и наблюдават, несъответствията се записват и анализират. Сертифициращият орган ще търси записи, които показват, че системата действа, а не само че е описана. Затова преди одита е нужен период на реална работа по системата. Стандартът не определя колко дълъг да е той.
Стъпки 5 и 6: вътрешен одит и преглед от ръководството
Вътрешният одит и прегледът от ръководството са последната проверка преди външния одит. Още на етап 1 сертифициращият орган оценява дали вътрешните одити и прегледите от ръководството се планират и извършват и дали системата е достатъчно внедрена, за да се премине към етап 2. Затова е разумно преди одита да сте провели вътрешен одит на цялата система и преглед от ръководството по неговите резултати.
Вътрешният одит (т. 9.2) проверява дали системата отговаря на стандарта и на Вашите собствени правила и дали работи. Провеждат го обучени служители, които не одитират собствената си работа, или външен изпълнител. Можем да помогнем с обучението за вътрешни одитори по ISO 9001, 14001 и 45001.
Прегледът от ръководството (т. 9.3) е моментът, в който ръководството оценява резултатите - цели, одити, удовлетвореност на клиентите, несъответствия, доставчици, ресурси - и взема решения. Записите от него са задължителни и одиторът ще ги провери.
Как да изберете сертифициращ орган?
Изберете орган, който е акредитиран за ISO 9001 и е независим от консултанта Ви. Акредитацията означава, че компетентността и безпристрастността му са оценени от орган по акредитация. В България това е ИА БСА, а акредитираните органи са в регистъра на ИА БСА.
Проверете три неща:
- ISO 9001 да е в обхвата на акредитацията, а не само друг стандарт;
- дали органът вече е преминал към ISO 9001:2026 или кога очаква решението;
- при чуждестранна акредитация - дали органът по акредитация е страна по споразумението за взаимно признаване (MRA) на Global ACI.
Сертифициращият орган не може да Ви консултира как да изградите системата - ISO/IEC 17021-1:2015 забранява това, за да пази безпристрастността на одита. По същата причина консултантът не издава сертификати. Поискайте оферти от няколко органа и ги сравнете за целия тригодишен цикъл, а не само за първия одит.
Как протича сертификационният одит - етап 1 и етап 2
Сертификационният одит по ISO/IEC 17021-1:2015 има два етапа: етап 1 проверява готовността, а етап 2 - дали системата е внедрена и ефективна.
| Показател | Етап 1 | Етап 2 |
|---|---|---|
| Цел | Готовност за етап 2 и планиране на одита | Оценка на внедряването и ефективността на системата |
| Какво се проверява | Документи, обхват, площадки, разбиране на изискванията, вътрешни одити и прегледи от ръководството | Процесите на място, записите, интервюта с хора на различни нива |
| Резултат | Установени пропуски, които да отстраните преди етап 2 | Констатации и препоръка за сертифициране |
Ако на етап 1 се окаже, че системата има пропуски, органът трябва официално да Ви уведоми, за да ги отстраните преди етап 2. След етап 2 процесът продължава така:
- Одиторът докладва констатациите. Голямото несъответствие засяга способността на системата да постига планираните резултати, малкото - не.
- Вие предлагате корекции и коригиращи действия. При малките несъответствия органът преглежда и приема плана Ви.
- При голямо несъответствие органът трябва да провери изпълнението и ефективността на действията, преди да реши. Ако не може да го направи до 6 месеца след последния ден на етап 2, провежда нов етап 2.
- Решението за сертифициране се взема от хора в органа, които не са участвали в одита.
- Издава се сертификат с обхвата на системата, валиден 3 години.
След сертификата: надзорни одити и ресертификация
Сертификатът е валиден три години, но всяка година органът проверява дали системата продължава да работи. Правилата на ISO/IEC 17021-1:2015 са:
- надзорен одит поне веднъж в календарна година, освен в годината на ресертификацията;
- първият надзорен одит - не по-късно от 12 месеца от датата на решението за сертифициране;
- ресертификационен одит през третата година, преди сертификатът да изтече.
Надзорният одит е по-кратък от сертификационния и обхваща част от системата, но винаги проверява вътрешните одити, прегледа от ръководството, рекламациите, промените и действията по предишните несъответствия.
Ако сте сертифицирани по ISO 9001:2015, преходът към ISO 9001:2026 може да стане на редовен надзорен или ресертификационен одит или на отделен одит по прехода, но не по-късно от 30.09.2029 г. Сертифициращият орган преценява дали е нужно допълнително време за одит според степента на промените във Вашата система.
Как да започнете
Направете кратка самооценка: какво вече имате описано, кой ще отговаря за системата и до кога Ви трябва сертификатът. Консултантите на Балтов Консулт могат да помогнат с анализа на разликите и с внедряването на системата по ISO 9001:2026. Започнете с безплатна първоначална оценка. Повече за самия стандарт - на страницата ISO 9001.
Често задавани въпроси
Колко време отнема сертификацията по ISO 9001?
Стандартът не определя срок. Времето зависи от размера на организацията, броя на площадките, сложността на процесите и от това какво вече е подредено. Освен изготвянето на документите е нужен период, в който системата реално работи и създава записи, включително вътрешен одит и преглед от ръководството. Продължителността на самия одит сертифициращият орган изчислява по правила, основани главно на броя на служителите и сложността на дейността.
По кое издание на ISO 9001 да се сертифицираме сега?
Изграждайте системата по ISO 9001:2026. Акредитиран сертификат по новото издание можете да получите, след като органът по акредитация е одобрил прехода на Вашия сертифициращ орган - крайният срок за тези решения е 30.09.2027 г. До 31.03.2028 г. са възможни и нови сертификации по ISO 9001:2015, но такъв сертификат трябва да премине към новото издание до 30.09.2029 г.
Задължителна ли е сертификацията по ISO 9001?
Не. Стандартът може да се прилага и без сертификат, а организацията може сама да декларира, че системата ѝ отговаря на изискванията. Сертификатът от акредитиран орган обаче е независимо потвърждение от трета страна. Той може да се изисква от клиенти или в условията на обществени поръчки, затова проверете конкретните изисквания, които Ви засягат, преди да решите.
Може ли консултантът да издаде сертификата?
Не. Сертификатът се издава само от сертифициращ орган след одит. ISO/IEC 17021-1:2015 не позволява на сертифициращия орган да консултира клиентите си по системата за управление, за да запази безпристрастността си. Затова консултантът и сертифициращият орган са различни, независими организации: консултантът помага да изградите системата, а органът я оценява и решава дали да издаде сертификат.
Колко дълго важи сертификатът по ISO 9001?
Три години от решението за сертифициране, при условие че минавате успешно ежегодните надзорни одити. Първият надзорен одит е не по-късно от 12 месеца след решението, а през третата година се прави ресертификационен одит преди изтичането на сертификата. Сертификатите по ISO 9001:2015 губят валидност след 30.09.2029 г., ако дотогава не сте преминали към новото издание.
Какво става, ако на сертификационния одит има несъответствия?
Сертификатът не се отказва автоматично. Вие предлагате корекции и коригиращи действия. При малките несъответствия органът преглежда и приема плана Ви, а при големите трябва да провери изпълнението и ефективността на действията, преди да вземе решение. Ако това не стане до 6 месеца след последния ден на етап 2, органът провежда нов етап 2 преди решението за сертифициране.
Източници
- ISO - ISO 9001:2026, жизнен цикъл на стандарта
- Global ACI - задължителни документи за преход, вкл. Transition Requirements for ISO 9001:2026
- ИА „Българска служба за акредитация“ - преход към БДС EN ISO 9001:2026
- ISO 9001 Auditing Practices Group - Two stage initial certification audit
- European Accreditation - въпроси и отговори по ISO/IEC 17021-1, т. 9.1.3
- ISO - ISO/IEC 17021-1:2015, страница на стандарта
Публикувано: · Балтов Консулт