Всяка организация от публичния сектор, която прилага система за финансово управление и контрол, веднъж годишно отчита как тази система работи. Това е годишният доклад за състоянието на СФУК. Основата е чл. 8, ал. 1 от Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор (ЗФУКПС), а формата, съдържанието и сроковете са уредени в наредбата към този член, приета с ПМС № 233 от 2006 г. (с последващите изменения).
Тази статия не обяснява какво е СФУК. Това е описано на страницата Консултации по СФУК. Тук говорим само за годишното отчитане: кой подава доклада, до кога и на кого, какво съдържа и как да се подготвите, без да пишете всичко в последната седмица на март.
Кой подава доклад и на кого
Докладването върви „отдолу нагоре“. Всяко ниво събира докладите на подчинените си структури, обобщава ги и ги включва в своя доклад. Затова сроковете на по-ниските нива са по-ранни.
- Разпоредителите с бюджет от по-ниска степен докладват на горестоящия второстепенен разпоредител.
- Второстепенните разпоредители докладват на първостепенния разпоредител.
- Първостепенните разпоредители (министерства, агенции, общини и др.) докладват на министъра на финансите.
- Търговските дружества с над 50% държавно участие и държавните предприятия докладват на органа, който упражнява правата на собственост.
- Дружествата с над 50% общинско участие докладват на общинския съвет, а той предава докладите на кмета.
- Дружествата, чийто капитал е собственост на държавни или общински дружества, докладват на дружеството собственик.
Сроковете по наредбата
Докладът е за предходната календарна година. Сроковете по действащия текст на наредбата са:
- до 1 февруари - разпоредителите с бюджет от по-ниска степен към второстепенния разпоредител; дружествата, чийто капитал е собственост на държавни или общински дружества, към собственика;
- до 10 февруари - дружествата с над 50% общинско участие към общинския съвет;
- до 28 февруари - второстепенните разпоредители към първостепенния; дружествата с над 50% държавно участие и държавните предприятия към органа, упражняващ правата на собственост; общинският съвет предава докладите на общинските дружества на кмета;
- до 25 март - звеното за вътрешен одит дава становище по доклада на първостепенния разпоредител;
- до 31 март - първостепенните разпоредители подават доклада си до министъра на финансите.
Ако подчинените ви структури закъснеят с февруарския срок, закъснява и обобщеният доклад. Затова е добре вътрешните срокове да са с няколко дни по-рано от тези в наредбата.
Какво съдържа докладът
Докладът обхваща петте елемента на финансовото управление и контрол: контролна среда, управление на риска, контролни дейности, информация и комуникация, мониторинг. По наредбата той има четири части:
- Самооценка - обща оценка на системата: много добра, добра, задоволителна или незадоволителна. Оценката се формира от отговорите във въпросника.
- Предприети действия - какво е направено през годината за развитие на СФУК.
- Области за развитие и подобрение - къде системата има слабости и какво предстои.
- Източници на информация - на какво се основава самооценката.
Първостепенните разпоредители добавят пета част - становището на вътрешния одит. Ако организацията няма вътрешни одитори, това се посочва в доклада.
Въпросникът за самооценка
Всяка година министърът на финансите утвърждава въпросника и указанията за попълването му и ги публикува. Въпросите се променят, затова не попълвайте миналогодишния файл. Изтеглете актуалната версия веднага щом бъде публикувана.
Отговорите във въпросника трябва да се подкрепят с документи. Ако отговорите „да“ на въпроса дали има актуален риск-регистър, той трябва да съществува, да е преглеждан през годината и да е одобрен. Ако нямате такъв, вижте нашата матрица за оценка на риска с готов инструмент. Тя е добра отправна точка.
Подаване през ИСФУКВО
Министерството на финансите поддържа информационна система за финансово управление и контрол и вътрешен одит (ИСФУКВО). Според указанията на МФ от последните години:
- първостепенните разпоредители подават доклада през модул „Годишно докладване“, като докладът се подписва с електронен подпис, а въпросникът се попълва само електронно;
- модулът става достъпен след 1 януари;
- разпоредителите от по-ниска степен, дружествата и държавните и общинските предприятия не работят в модула, а попълват въпросника във формат Excel, публикуван в ИСФУКВО, и го подават към своя горестоящ орган.
При технически въпроси МФ посочва за контакт адреса mc@minfin.bg. Проверявайте указанията за съответната година, защото редът може да се промени.
Как да се подготвите - календар
Декември
- Определете отговорно лице и вътрешни срокове за подчинените структури.
- Проверете дали са изпълнени действията, обявени в миналогодишния доклад като „области за подобрение“.
- Актуализирайте риск-регистъра и стратегията за управление на риска.
Януари
- Изтеглете актуалния въпросник и указанията.
- Съберете доказателства по петте елемента: заповеди, процедури, протоколи, отчети за мониторинг.
- Изпратете на подчинените структури шаблон и краен срок.
Февруари
- Приемете и прегледайте докладите на подчинените структури, а при непълноти ги върнете веднага.
- Попълнете въпросника и изгответе проекта на доклад.
Март
- Предайте проекта на вътрешния одит навреме за становище до 25 март.
- Подпишете и подайте доклада до 31 март.
Какво да избягвате
- Оценка „много добра“ без доказателства. Самооценката трябва да отговаря на документите и на констатациите на одитите. Разминаването лесно се вижда при одит.
- Копирани текстове от миналата година. Разделът „Предприети действия“ трябва да описва реални стъпки от отчетната година.
- Неизпълнени „области за подобрение“. Ако една и съща слабост се повтаря всяка година без действия, тя трябва да се обясни.
- Последен момент. Пропуснат февруарски срок на подчинена структура блокира целия обобщен доклад.
Можем да помогнем
Балтов Консулт изгражда и актуализира системи за финансово управление и контрол: вътрешни правила, система за двоен подпис, стратегия и регистър на рисковете, процедури за обществени поръчки. Добре поддържаната документация прави годишния доклад много по-лесен. Работим и с общини и администрации по ISO 9001 и ISO 37001. Повече има на страницата Консултации за администрации.
Ако имате въпроси за системата или за подготовката на доклада, пишете ни.
Публикувано: · Балтов Консулт